Caso de Estudio

( Acerex )
Ubicada en San Nicolás de los Garza, la empresa Acerex, fundada en 1995 con la participación de Worthington Steel de Estados Unidos e Hylsamex, dedicada a los cortes de precisión de productos planos de acero, se halla en pleno crecimiento, lo que la ha obligado a mejorar no solo sus procesos y productos, sino tambien la manera de registrarlos y, en general, el manejo de toda su documentación.

Actualmente Acerex se encuentra en una etapa muy fuerte de crecimiento, tanto comercial como productivamente, y continuamente cada vez más clientes solicitan los productos que fabrica la empresa. Esto les obliga a ir mejorando constantemente la calidad de todos sus procesos y productos para alcanzar las expectativas del cliente que garanticen estabilidad y mejora continua.

Por otra parte, como inicialmente se conceptualizó este negocio, pensando en un sistema de aseguramiento de calidad basado en los estándares ISO 9000, desde enero de 1997 la empresa cuenta con dicha certificación, misma que es mantenida cumpliendo con la norma establecida, sin embargo, Acerex desea optimizar sus procesos orientados a esta norma en cuanto a documentación, auditorías, quejas de clientes, acciones correctivas y preventivas, entrenamiento, calibración de equipos y proveedores, entre otros.

Descripción de la necesidad
Como decíamos, la manera más apropiada en nuestros días de acceder a una metodología de aseguramiento de la calidad documentada, para crear consistencia en los procesos, productos y servicios, se rige bajo los estándares de la norma ISO 9000, a los cuales se apega Acerex.

Hoy en día se vuelve un problema, para cualquier organización que desee obtener o mantener la certificación, administrar su sistema de calidad, ya que al controlar, distribuir, actualizar, registrar y mantener documentos se vuelve un proceso crítico y costoso (en Acerex se llegó a la cifra de 15 mil hojas utilizadas mensualmente).

En el mercado de la administración de sistemas de calidad existen diversos software que incluyen la construcción de sistemas de información, para optimizar las operaciones relacionadas con este difícil proceso; entre algunos se pueden mencionar Achiever Plus, DOC ISO, Gadge Talker, etc., todos los cuales ayudan a las organizaciones a mantener su sistema de calidad más sólido, referente a la documentación actualizada, disponible y controlada al día, ya que estos sistemas son en “tiempo real” los que impactan directamente a la mejora continua, aparte de reducir un costo muy fuerte, así como también por estar de acuerdo con otros estándares ambientales.

Al referirnos al sistema de calidad, queremos aclarar que estos software deben abarcar diferentes áreas dentro del mismo sistema, entre las que podemos mencionar las siguientes:

- Proveedores
- Calibración de equipos
- Quejas y servicio a clientes
- Acciones Correctivas y Preventivas
- Auditorías de calidad (internas, externas, de producto, de procedimientos, de procesos, etc.)
- Base de datos de documentos
-Entrenamiento
- Revisiones al sistema de calidad, entre otras.

Importancia del proyecto para la empresa
Acerex buscó incorporar a sus operaciones un sistema que cumpliera con estas características, con el objetivo fundamental de trabajar de una manera fácil y sencilla la mejora continua de los procesos y procedimientos y terminar con la burocracia, integrando a todo el personal al sistema de calidad. Así como también, se consideró de gran importancia realizar una reducción -en el principio- del papel usado en documentación de hasta un 85% en dicho sistema, con la utilización un sistema de información que optimizará las operaciones relacionadas con este proceso burocrático documental del sistema.

En resumen, esto para la empresa resulta importante, pues beneficia directamente al sistema de calidad en aspectos tales como:

Es necesario que el sistema manifieste facilidad e incremento de la comunicación en toda su operación; se requiere tener y mantener un Sistema de Calidad “vivo” y “visible”; con la incorporación de todo el personal en la mejora continua de procesos y procedimientos; y, que esté orientado a la eficientización de los procesos de documentación del Sistema de Calidad.

Objetivo general del proyecto:
la decisión El objetivo planteado desde el origen estaba referido a rediseñar los procesos involucrados en la administración de la calidad a través de un sistema electrónico de información.

Por lo anterior, de entre la variedad de sistemas informáticos de administración de los sistemas de calidad, Acerex escogió el Achiever Plus por ser el más adecuado para sus procesos específicos, pues le ayuda a actualizar y controlar el manejo de la documentación, ya que una de las características principales de este software es que trabaja en “tiempo real”, cuyo impacto favorable se concreta en la mejora continua, además de reducir costos y disminuir el uso del papel necesario para estas cuestiones.

Proceso de Implementación
En Noviembre de 1997, se inició en Acerex el proyecto “Paper less”, incorporando a las operaciones de la empresa el software Achiever Plus para documentación electrónica, que contiene módulos para la operación y organización de cualquier sistema de calidad de primer mundo, en áreas tales como calibración de equipos, quejas y servicio a clientes, evaluación de proveedores, acciones correctivas y preventivas, auditorías de calidad (internas, externas, de producto, de procedimientos, etc.), bases de datos documentales, registros de entrenamiento, revisiones de la dirección al sistema de calidad y control de documentos, entre otros.


Así, los beneficios que dicho software ha generado en Acerex son, de los que ya se mencionaron: integrar a todo el personal al sistema de calidad de la compañía de manera sencilla, facilitar la comunicación relativa al mismo sistema y darle caracterísiticas que lo hagan “vivo” y “visible”, disminuir considerablemente la utilización de papel, realizar cambios a la documentación en paralelo con absoluto control sobre éstos y modificar el sistema de calidad directamente, lo que motiva al personal a plasmar sus ideas de cambio y mejora continua e inmediata.

Actualmente se encuentran funcionando todos los módulos del sistema, siendo Acerex la primera empresa en implementarlo en América Latina, por lo que más de 25 empresas del orbe han acudido a ver y analizar el sistema y sus módulos implementados y funcionando.
Y, entre otras ventajas de uso de este software, podríamos mencionar que, la plataforma de este sistema es Lotus Notes, lo que permite la comunicación de todas sus operaciones vía mail, email, internet, fax, módem, etc.; la versatilidad de Achiever Plus permite realizar infinidad de cambios de documentos en paralelo, con absoluto control; la gente tiene realmente el poder de modificar el sistema, plasmando sus ideas de cambio y mejora inmediata y directa; y -sin ser reiterativos-, la disminución de papeles ha alcanzado un 90% y en breve lograremos la reducción hasta del 100%.

De esta manera, Acerex cumple con el objetivo general de rediseñar sus procesos involucrados en la administración de la calidad, a través de un sistema electrónico de información.